Trois étapes pour pérenniser les bons résultats de votre entreprise.

Lorsque je ne parle pas de Lean Management, je parle de basket et à force de parler basket ou Lean Management, on finit par bâtir des passerelles entre ces deux sujets qui, a priori, n’ont rien à voir l’un avec l’autre. Je vous laisse un peu imaginer à quel point discuter avec moi lors d’un dîner relève d’un véritable défi ! Toujours est-il que mon rôle d’entraîneur vient de m’ouvrir les yeux sur une bonne pratique managériale qui permet de soutenir les bons résultats dans le temps. Cette pratique issue de mon expérience d’entraîneur m’a permis de mieux comprendre comment, en 3 étapes, transformer une bonne performance ponctuelle en habitude quotidienne dans une entreprise.

Une équipe en manque de régularité

L’équipe de basket que j’ai le plaisir d’entraîner est devenue depuis le milieu de l’année dernière beaucoup plus régulière dans ses résultats. Non pas que l’on gagne désormais systématiquement, loin de là, mais aujourd’hui lorsque je prends le filet de ballons pour aller à un match, je suis confiant de ne pas revenir en ayant pris 40 points dans la vue. Je suis confiant que notre match sera consistant en attaque comme en défense et que même si nous perdons, il y aura eu un véritable match sur le terrain. Lorsque j’ai débuté avec l’équipe, je ne savais jamais à quoi m’attendre car malgré des défaites honteuses, on pouvait parfois livrer de véritables performances. Mon problème en tant qu’entraîneur était que je n’avais pas de contrôle sur le niveau de jeu que nous allions livrer le jour J.

La frustration d’un entraîneur

Ce qui a éveillé ma curiosité en milieu d’année dernière, ce sont les progrès et la consistance que l’équipe a été en mesure de bâtir sur un sujet bien particulier : « les rebonds défensifs ». Je ne vais pas vous ennuyer avec des détails techniques sur le basket mais sachez juste qu’un rebond défensif consiste à récupérer le ballon lorsque l’équipe adverse a shooté et raté son tir, ce qui arrive très souvent à notre niveau. Sur certains matchs, on aurait pu croire que nous rendions délibérément le ballon à l’adversaire pour qu’il shoote à nouveau tant personne ne se sentait concerné par les rebonds défensifs. Alors, suivait l’entraînement du lundi soir où je m’énervais, passais 1h30 à leur faire travailler leurs positionnements et les rebonds puis miracle, le samedi, c’était une véritable moisson. Considérant la leçon acquise, je passais à autre chose lors des entraînements suivants. Arrivait le match d’après, une véritable catastrophe, à se demander si la maladie d’Alzheimer était contagieuse ! Un véritable casse- tête.

Sur les pistes d’une progression

N’ayant pas de formation d’entraîneur et encore moins de diplôme, j’essayais différentes approches. J’avais bien compris, après une extinction de voix, que crier très fort sur le bord du terrain n’apportait que des résultats limités. Alors, je me suis mis à les faire compter leurs « rebonds défensifs ». J’attribuais à chaque poste, un objectif de rebonds à récupérer et chacun avait en charge son propre décompte. Cette première étape fut assez éclairante mais aussi difficile à gérer. En effet, chacun ayant en tête son objectif, tout le monde déployait les efforts pour le mettre en œuvre et bien vite des frustrations ont commencé à apparaître. Les raisons de ces frustrations étaient que certains ne jouaient pas le jeu car ils avaient un faible quota à satisfaire et une fois rempli se réservaient pour l’attaque. D’autres faisaient preuve d’un peu trop de zèle et n’hésitait pas à se déporter dans un périmètre qui ne les concernaient pas nécessairement à l’affût d’une erreur de leur propre coéquipier. Enfin, eurent lieu des discussions entre les joueurs sur leur propre comportement sur le terrain sans que l’entraîneur n’ait à les mettre sur la table lui-même. Que du bonheur et surtout beaucoup de sang froid…

Provoquer les discussions et les ajustements en direct

Finalement, il fallait bien trancher ces discussions et clarifier le rôle et responsabilité de chacun au-delà du simple respect de son objectif. Pour cela, j’attribuais à certains joueurs sur le terrain la coordination d’un sujet. Le « rebond défensif » fut notre premier sujet de coordination sur lequel un joueur avait en charge à la fois l’objectif de l’équipe mais aussi la coordination entre les joueurs pour atteindre l’objectif. Les temps morts rythmaient le suivi de leur performance et étaient mis à profit pour permettre au coordinateur d’attribuer les bons points ainsi que les actions correctives à mettre en œuvre. En tant qu’entraîneur, je m’assurais de renforcer et d’ajuster les messages des coordinateurs. Le lundi soir à l’entraînement, on se faisait un grand débrief sur les sujets de coordination et chacun justifiait la performance obtenue. Dès lors, nos résultats ont commencé à se stabiliser et à se régulariser.

Quand le basket prend le Lean Management au mot

Cette année, loin des PDCA et autres théories pour « caler » les projets, je me dis que finalement cette approche d’entraîneur de basket a finalement beaucoup à apprendre à l’entreprise et aux nombreux projets qui apportent ponctuellement une amélioration de la performance mais qui faute de promoteur, d’intérêt, de rigueur ne dureront que le temps d’une étincelle. Pourtant, il ne faut pas grand-chose de plus que ce qu’il a fallu à mon équipe de basket pour soutenir des résultats. Il s’agit en réalité de traduire le bon sens sportif en jargon de manager digne d’être expliqué à un directeur de manière crédible. Je vous propose donc la traduction suivante :

Etape 1 – Améliorer le système opérationnel

Comprendre comment se positionner sur le terrain pour prendre les rebonds défensifs. Cette étape consiste simplement en l’exécution d’un projet d’amélioration et en sa mise en œuvre. Si on parle de Lean Manufacturing, le projet peut être l’implantation d’un 5S dans une zone, d’un système de Kanban. De manière générale, la mise en œuvre des outils du Lean et des bons résultats qui en découlent.

Etape 2 – Aligner le système organisationnel

Mettre en place un coordinateur sur le terrain responsable de l’objectif des rebonds défensifs. « What get measured, get managed » (Peter Drucker). Pour que vos premiers bons résultats continuent de vivre, il va falloir que quelqu’un prenne la responsabilité de ces derniers et dispose de l’autorité pour influencer ces résultats. Il faudra que ces résultats intéressent la direction de votre site ainsi que votre service et soient reportés et discutés régulièrement. Le système organisationnel doit mettre en action les interactions entre les différents intervenants impliqués dans l’atteinte de l’objectif sur une base régulière. Ces interactions permettront alors d’apporter les actions correctives à temps ou encore de récompenser les résultats ainsi obtenus pas le système opérationnel.

Etape 3 – Coacher les comportements

Utiliser les temps morts et les entraînements pour susciter les discussions sur la performance, coacher le comportement des joueurs pour améliorer la performance. Les interactions entre les personnes doivent permettre de donner du feedback positif et négatif sur le comportement et l’état d’esprit des personnes impliquées dans l’atteinte des objectifs. Typiquement, ce coaching doit avoir lieu en direct lors des interactions que propose le système organisationnel mais aussi en aparté dans la relation de subordination. C’est de la capacité à faire converger les comportements de chacun à l’aide de coaching, de feedback envers les personnes impliquées que viendra la capacité du système opérationnel et organisationnel à vaincre l’épreuve du temps.

Allez plus loin dans une transfo Lean

Malgré la simplicité des 3 étapes que j’expose ici, je peux vous assurer que la mise en œuvre est délicate. Si 80% des déploiements du Lean Manufacturing échouent, qu’on ne me parle pas de « l’exception française ». J’y vois, le plus souvent, l’incapacité d’accompagner la transformation opérationnelle par un système organisationnel adéquat pour le mettre en œuvre au quotidien. Et, de fait, la non-convergence des états d’esprit et comportements des personnes qui ne jouent pas le jeu car celui-ci n’en vaut pas la chandelle. Prenez acte du lancement de la transfo Lean qui vous mènera au cœur de cette approche de gestion du changement.